El reto
Una pyme que factura a otras empresas llevaba a mano el seguimiento de sus facturas vencidas: enviar recordatorios, leer lo que contestaba cada cliente, cruzar los pagos recibidos con lo pendiente y decidir el siguiente paso. Era un trabajo constante que dependía de que alguien tuviera tiempo para hacerlo.
La solución
Montamos un conjunto de flujos en n8n conectados a una base de facturas en Airtable. Cuando una factura vence, el sistema envía reclamaciones escalonadas por correo, agrupa las facturas de un mismo cliente y obra, no reclama en fin de semana y se detiene si hay una disputa o una revisión pendiente.
Las respuestas de los clientes las lee un modelo de IA, que distingue si es una promesa de pago, un pago ya hecho, una discrepancia de importe o una petición de documentación. Según el caso, contesta al cliente con el texto adecuado o pasa el caso a una persona del equipo.
Otro flujo cruza el listado de cobros que exporta su programa de gestión y marca las facturas pagadas. El equipo consulta la cartera pendiente en una página protegida, donde cada comercial puede asignarse las facturas que prefiere gestionar él mismo.
Tecnologías
- n8n
- Airtable
- OpenAI
- Gmail
- Google Drive
- Python
- JavaScript
El resultado
El equipo ya no envía recordatorios a mano ni lee cada respuesta para clasificarla: el sistema lo hace y solo le pasa los casos que necesitan criterio humano. Las facturas pagadas salen solas de la cadena de reclamación.
Además, la empresa ve cuando quiere lo que le deben, ordenado por cliente y obra, y recibe un aviso si algún flujo falla.